اگر پاسخ هر‌یک از این پرسش‌ها نامشخص است، باید در خصوص نیاز به برگزاری نشست تفکر مجددی داشته باشید. لازم است برنامه‌ریزی مناسبی برای نشست داشته باشید، به گونه‌ای که به اهداف خود دست یافته، از زمان افراد به‌خوبی استفاده کنید، و نیاز به پیگیری بیش از حد نداشته باشید. چک‌لیست زیر مجموعه‌ای است از عناصر مهم و ضروری در اثربخشی نشست‌ها، که شما را در برنامه‌ریزی آن‌ها یاری می‌کند.
| هدف | لازم است هدف نشست را تعیین کرده و اطمینان حاصل کنید که تمام شرکت کنندگان نتایج مورد انتظار نشست را درک کرده اند. |
|---|---|
| شرکت کنندگان | به دقت درباره افرادی که به جلسه دعوت شده‌اند فکر کنید. سعی کنید افراد غیر ضروری را دعوت نکنید. |
| مکان و زمان | مکان و زمان سعی کنید بهترین مکان و زمان را برای تمام شرکت‌کنندگان تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که فضای در نظر گرفته شده برای تعداد افراد مناسب بوده و برای همه قابل دسترس است. در هنگام تعیین زمان نشست، برنامه‌ها و سایر تعهدات شرکت کنندگان را حتی‌الامکان در نظر گرفته و به امنیت و ایمنی آن ها توجه کنید (بسته به عنوان نشست و شرایط گروه). |
| دستور جلسه | دستور جلسه‌ای تهیه کرده و پیش از آغاز نشست آن را بین افراد توزیع کنید. بدین ترتیب اطمینان حاصل می‌کنید که همه افراد از هدف جلسه آگاه بوده و خود را برای مشارکتی مؤثر آماده کرده اند. دستور جلسه انواع مختلفی دارد، اما همه آن‌ها باید دست‌کم این موارد را در بر داشته باشند: عنوان، هدف، زمان، تاریخ، مکان، موارد مورد بحث، و نام افرادی که درباره هر مورد بحث می‌کنند. |
| مسئولیت‌ها | هر شرکت‌کننده باید هدف جلسه را درک کرده و بداند که چه انتظاراتی از وی می‌رود. در برخی موارد ذکر کردن مسئولیت‌ها در دستور جلسه راهی مناسب برای حصول اطمینان از آمادگی شرکت کنندگان است. |
نمونه دستور جلسه
تاریخ/زمان: ۶ اسفند ۱۳۹۲، ساعت ۹ صبح
مکان: اتاق کنفرانس ب
شرکت کنندگان: فرد الف، فرد ب، فرد پ، فرد و، فرد ه، فرد ی.
هدف نشست:
- بحث در خصوص موقعیت‌ها و مزایا و معایب ایجاد ائتلافی برای پروژه
- بحث در خصوص لیستی از سایر گروه‌هایی که فعالیت‌های مشابهی دارند و موقعیت‌های احتمالی برای شراکت
برنامه نشست
۱۱ تا ۱۱:15: مروری بر نشست پیشین
۱۱:15 تا ۱۱:45: بحث و بررسی: مزایا و معایب
۱۱:45 تا ۱۲:15: بارش افکار: سایر گروه‌های جامعه
۱۲:۱۵ تا ۱۲:30: تصمیم گیری/رأی گیری در خصوص ایجاد ائتلاف
۱۲:30 تا ۱۲:45: گام های بعد
۱۲:45 تا ۱:00: پرسش ها و نظرات شرکت کنندگان
نقش ها/مسئولیت ها
ثبت صورت‌جلسه: فرد الف
تسهیل‌گر: فرد و
میانجی‌گری: فرد ی