هنگامی که در قالب یک گروه با هم کار می‌کنید، به احتمال بسیار زیاد در خواهید یافت که باید نشست‌هایی برگزار کرده و در آن اطلاعات را به اشتراک بگذارید، بازخوردهایی دریافت کنید، مشکلات را حل کنید، برای فعالیت‌ها برنامه‌ریزی کنید، و تصمیماتی را اتخاذ نمایید. به همین دلیل لازم است که چند مفهوم و روش مهم را درک کنید تا اطمینان حاصل نمایید که نشست‌های شما مؤثر بوده و استفاده مناسبی از زمان اعضا به عمل می‌آید.
یکی از مشکلاتی که بسیاری از گروه‌ها از آن رنج می‌برند برگزاری نشست‌های بیش از حد، برگزاری نشست‌های بی‌مورد، یا دعوت از افراد غیر‌ضروری در نشست ها است.
پیش از آن که نشستی را برنامه‌ریزی کنید، پرسش‌های زیر را از خود بپرسید:
- چرا این نشست را برنامه‌ریزی و برگزار می‌کنم؟
- انتظار چه دستاورد یا نتیجه ای دارم؟
- چه اطلاعاتی مبادله و چه تصمیماتی اتخاذ خواهند شد؟
- چه افرادی در نشست حاضر هستند که باید با آن‌ها ملاقات کرده یا حمایت آن‌ها را جلب کنم؟