در یک نشست، تسهیل‌گر مسئولیت دارد تا تصمیمات را در راستای مطلوب نگه داشته و اطمینان حاصل نماید که تمام شرکت‌کنندگان شانس مناسبی برای اظهار نظر دارند. بدین‌ترتیب تحقق هدف نشست تضمین می‌شود. تسهیل‌گران خوب باید دو جنبه مسئله را به خاطر داشته باشند:
- نتیجه: آیا نشست به هدف خود رسیده است؟ به‌عنوان مثال: آیا گروه به توافق دست یافته است؟ آیا مشکلی حل شده است؟
- فرایند: نشست چگونه پیش رفته است؟ به‌عنوان مثال: آیا شرکت‌کنندگان احساس می‌کنند که چشم اندازها و انتظارات آن‌ها در نظر گرفته شده است؟ آیا از وقت همه شرکت کنندگان به خوبی استفاده شده است؟
در ادامه راهنمایی‌های عملی ارائه شده‌اند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید اطمینان حاصل کنید یک تسهیل‌گر خوب در نشست‌ها هستید.
نشست را در زمان مقرر شروع کرده و خاتمه دهید
لازم است که به وقت همه شرکت‌کنندگان احترام بگذارید. آغاز نشست با تأخیر سبب می‌شود که شرکت‌کنندگان تصور کنند دیر رسیدن مشکلی ندارد، و خاتمه نشست با تأخیر نیز ممکن است سبب تداخل برنامه‌های شرکت کنندگان شود.
از دستور جلسه استفاده کنید
پس از اختصاص زمان و تهیه دستور جلسه، حتمأ آن را در نشست مورد استفاده قرار دهید. از شرکت کنندگان بخواهید که آیا لازم است تغییری در دستور جلسه اعمال شود یا خیر. از دستور جلسه به عنوان ابزاری برای تمرکز بر هدف نشست و حصول اطمینان از مشارکت و اظهار نظر شرکت کنندگان استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان نسخه ای از دستور جلسه را در حین نشست در اختیار دارند.
یک سری قوانین اصلی تهیه کرده و از آن‌ها تبعیت کنید
به گروه کمک کنید تا یک سری قوانین اصلی واضح برای نشست تهیه کند. لازم است اجماعی در خصوص این قوانین وجود داشته باشد تا احتمال تبعیت از آن‌ها توسط همه شرکت کنندگان افزایش یابد. پس از این که توافق در خصوص قوانین حاصل شد، آن‌ها را در اتاق نصب کنید تا همه آن ها را ببینند. مثال‌هایی از قوانین اصلی نوعی عبارتند از: رأس ساعت مقرر در جلسه حاضر شده و آن را آغاز کنید، در هنگام پذیرفتن وظیفه پیگیری واقع بین باشید، به دیدگاه‌های مختلف احترام گذاشته تعهد به تبعیت از قوانین اصلی را گسترش دهید.
مشارکت گسترده افراد را تضمین کنید
لازم است اطمینان حاصل کنید که تمام شرکت کنندگان شانس اظهار نظر و مشارکت در بحث را دارند. گاه برخی افراد بحث را در دست می گیرند و این وظیفه تسهیل‌گر است که اطمینان حاصل کند حتی ساکت ترین شرکت کنندگان نیز می توانند ایده ها و نظرات خود را بیان کنند.
خلاصه نشست را تهیه کنید
در انتهای نشست خلاصه‌ای از مباحث مطرح شده، تصمیمات اتخاذ شده، وظایف تخصیص داده شده، تاریخ ها، و هر گونه کاری که شرکت کنندگان باید انجام دهند تهیه کنید.