گردآوری داده روندی مستمر و جاری است. به ندرت پیش می‌آید که گروه پایش‌گر بخواهد بودجه را برای منظوری مشخص و محدود پایش کند. پایش بودجه اغلب روندی تکرار شونده است. یعنی پایش منجر به عملی می‌شود که خود نیازمند پایشی است که با عملی دیگر دنبال می‌شود.
پیگیری چنین الگویی می‌تواند:
- اعتماد عمومی را نسبت به فعالیت‌های سازمان جلب می‌کند.
- اطلاعاتی فراهم کند که در طول زمان می‌توان آن را مقایسه کرد.
- نشان دهد که مسائل مربوط به حکمرانی مطلوب اغلب تقصیر یک دولت یا یک حزب واحد نیست بلکه ممکن است بخشی از روند در حال تکامل مردم‌سالاری باشد.
- هم‌خوانی میان رویه‌های حکمرانی مطلوب را نسبت به ناهنجاری‌هایی برجسته کند که ممکن است دیدگاه مردم درباره رفتار دولت را تحت تأثیر قرار دهند.
بررسی موردی: برزیل - چرخه سالانه تدوین بودجه مشارکتی و پایش
مارس: گردهمایی غیر رسمی شهروندان برای جمع‌بندی مطالبات، بدون دخالت عوامل اجرایی (دفتر شهردار).
آوریل: نخستین اجلاس منطقه‌ای، با شرکت شهروندان و کارکنان دفتر شهردار برای بررسی پروژه‌های سال گذشته، بحث درباره پیشنهادات جدید و انتخاب نمایندگان مرحله دوم.
آوریل تا ژوئن: جلسات واسطه با حضور نمایندگان برای یادگیری معیارهای فنی و بحث درباره نیازها و اولویت‌های هر منطقه؛ اجلاس مقدماتی غیر رسمی که در آن شهروندان و انجمن‌های مدنی خواسته‌های خود را رتبه‌بندی می‌کنند. عوامل اجرایی این موارد را با دو معیار دیگر جمع‌بندی می‌کنند: ۱) میزان دسترسی منطقه به خدمات چقدر بوده است، و ۲) جمعیت این منطقه چقدر است.
ژوئن: برگزاری گردهمایی دوم در پی انتخاب اعضای شورا و رای‌گیری برای تعیین اولویت‌های منطقه‌ای.
ژوئیه: انتصاب ۴۴ عضو شورای بودجه‌ریزی مشارکتی، شامل دو عضو از هر یک از مناطق شانزده‌گانه، دو عضو از هر یک از موضوعات پنج‌گانه و دو نماینده دیگر.
ژوئیه تا سپتامبر: اعضای شورا به مدت حداقل دو ساعت در هفته با یکدیگر ملاقات کرده و درباره معیارهای برگزیده، خواسته‌های موکلین، تخصیص منابع بر اساس پیشنهاد دفتر شهردار و سایر موارد بحث و گفتگو می‌کنند.
سپتامبر: تصویب بودجه جدید توسط شورای بودجه‌ریزی مشارکتی و ارسال به قوه مجریه برای بررسی و تأیید.
سپتامبر تا دسامبر: شورای بودجه‌ریزی مشارکتی هم‌چنان که به‌طور جداگانه بر روی یک بخش خاص از اجزاء طرح سرمایه‌گذاری برای مناطق مختلف کار می‌کند، به بحث و گفتگو در تالارها و لابی‌ها ادامه می‌دهد. در ضمن قوانین دور بعدی جلسات در سال آینده نیز تنظیم می‌شود.